「やらなくちゃいけないことに追われて忙しすぎる」「要領が悪くて残業ばかり」「計画性がなく、締め切り前にバタバタ」「人生の時間を浪費している気がする」など、「時間」について悩んでいる方はいませんか？ 時間の使い方がうまい人には、実は共通点があると、時間術のベストセラー100冊を精読した藤吉豊さん、小川真理子さんは指摘します。新刊『「時間術のベストセラー100冊」のポイントを１冊にまとめてみた。』（日経BP）で紹介している時間を有効活用するコツの中から、多くの時間術の達人がお薦めしている、今すぐ使える「時間管理ツール」を紹介します。今回は、「ToDoリスト」です。
名著が多数推薦！ だけど意外にデメリットもたくさんある
時間術の名著の多くが、ToDoリストの活用に触れていました。ToDoリストを使うことで、
- やるべきことが明らかになる
- 頭の中から「やること」を追い出せる（脳の負担が減る）
- 書き出すことで「うっかりミス」を減らせる
- 前日に「明日やるべきこと」を一覧にしておくことで、スタートダッシュができる
などのメリットがあります。
一方で意外にも、ToDoリストには「弱点がある」「限界がある」「欠点がある」と指摘する本も少なからずありました。その大きな理由の一つは、「期限や重要度が書かれていない」ことです。期限や重要度を書かないことで、数分で終わるタスクと1時間以上かかるタスクが混在することになり、終わるたびに「次はどれをやるか」を確認しなければいけなくなってしまいます。
また、ToDoリストには「時間軸」がないため、短時間で終わるタスクから手をつけてしまい、時間のかかるタスクが残ってしまうことにもなりがちです。
そこでここでは、こうした問題点を克服しやすいToDoリストのフォーマットを紹介します。
こうすれば、「ToDoリスト」の欠点を克服できる
さっそくですが、ToDoリストの欠点を克服できるフォーマットは、以下のような形です。
このフォーマットのポイントは、「時間（いつやるか）」と「やることの緊急度と優先度」を明記することです。
例えば、10月1日の10時30分が、会議資料の提出期限だとします。すでに資料自体はできあがっていて、最後に15分程度、「最終確認」をして提出しようと考えている場合には、「時間（いつやるか）」の欄に、「10：00～10：15」など具体的に時間を書き込みます。
また、「やること」の欄には優先度として「A（必ずやる）」を書き込んでおきましょう。優先度は、3段階で、Aが「必ずやる」、Bが「できたらやる」、Cは「明日でもいい」などと基準をつくっておくと、活用しやすいと思います。
このように、時間まで具体的に書いておくことで、1つのToDoが終わったときに、「次はどれをやるか」をいちいち考える必要がなくなり、業務が効率化できます。
また、緊急度や優先度を書き込むことで、何か緊急度・優先度の高いToDoが発生した場合に、何を先送りにして、何を優先するのかの判断がより正確になります。
実際に、フォーマットに書き込んでみたものが、以下です。
ここまで具体的に書き込めた場合には、予定表（スケジュール）との併用が容易になります。1日の予定を詳細に書き込める手帳やツールを活用している場合には、それをToDoリスト化してもいいですね。
リストに書かれた項目を「確実にやりきる」には？
リスト上のToDoは、完了して消しても、新たに増える場合もあり、すべてを消すのが難しいものです。また、「いつかはできたらいいな」という願望（WISH）ばかりが並んで、リストが膨大になってしまうこともあります。どうすれば、ToDoリストの項目をやりきることができるのでしょうか。
100冊の名著には、その方法がいくつか紹介されていました。代表的なものが、下記の点です。
- 1日に何度も見る。
- 1日の終わりに残っているタスクをチェックし、翌日のToDoリストの上位に入れる。
- 残っているタスクは「なぜ、残っているのか」を考える。
今回紹介したフォーマットを使って、上記3点に留意すれば、誰でも、今よりもタスクの管理を簡単にすることができます。
「やらなくちゃいけないことに追われて忙しすぎる」「計画性がなく、締め切り前にバタバタ」という悩みをお持ちの方には、ぜひ、活用していただけたらと思います。
藤吉豊、小川真理子（著）、日経BP、1760円（税込み）