その本の「はじめに」には、著者の「伝えたいこと」がギュッと詰め込まれています。この連載では毎日、おすすめ本の「はじめに」と「目次」をご紹介します。今日はグエル 鈴木眞里子（著）、日経PC21（編）の『 ビジネス文書がサクサク作れる！ Word×Copilot 最強の時短術 』です。
【はじめに】
近年沸き起こっている「生成AI（Generative AI）」のブームは、IT業界のみならず、ビジネスの現場にも大きな革新をもたらしています。言葉で指示するだけで、AI（人工知能）が文章からプログラム、画像や動画まで、次々と生み出してくれる──そんなSFのような世界が現実となりつつあるのです。これにより、従来は手間と時間をかけて人が行ってきた作業の一部は、AIにまかせて自動化できるようになりました。
2022年11月に公開された「ChatGPT（チャットジーピーティー）」をご存じの方は多いでしょう。AIとチャット（会話）をする感覚で、情報をまとめてもらったり、文章やプログラムの作成を依頼したりできるサービスです。基本的な機能は無料で使えることもあり、2023年に大ブレイクしました。数ある生成AIの中でも、ChatGPTは高度な自然言語処理を得意としているため、ビジネス文書やメールの文面を考えさせたり、文章の要約や翻訳を行わせたりすることが可能です。ChatGPTをうまく使えば、日々の文書作成、企画やアイデアの提案などを格段に効率化できます。すでに、そのようなノウハウを解説する書籍も多く出版されています。
「ChatGPT」を超える機能と使い勝手を備えた「Copilot」
このChatGPTと同様の言語処理能力を備え、かつChatGPTをしのぐ利点を多く備えた生成AIが、マイクロソフトのAIアシスタント「Copilot（コパイロット）」です。マイクロソフトはChatGPTの開発元であるOpenAIに出資をするなど提携関係にあることから、ChatGPTと同じ言語モデルをベースにCopilotを開発しました。そして、Web上の最新情報を基に回答を生成する、WordやExcelに回答をエクスポートできる、といった独自機能を追加して、使い勝手を高めています。
さらに、パソコン用OSであるWindowsやWebブラウザーのEdgeに標準搭載し、手軽に活用できるようにした点は、まさにマイクロソフトのお家芸。WordやExcelなどのOfficeアプリ（Microsoft365アプリ）上で利用できる有料版をリリースするなど、同社の製品やサービスに次々と展開しています（図1、図2）。WindowsやOfficeを普段から利用している人なら、これを使わない手はありません。
AIの助けを借りて業務効率化
ビジネスの現場でCopilotが特に力を発揮するのは、文書作成の場面でしょう。ChatGPTと同様、Copilotは言語処理能力に優れるため、文章の生成やアイデアの提案が得意中の得意です。案内状でも企画書でも何でも、文書を作るときは「どんな項目を並べて、どんな体裁でまとめればいいだろう……」と頭を悩ますもの。そんなときはCopilotに「○○の企画書を書いて」などと頼んでみてください。すると1分もかからずに、必要な項目を並べた下書きを作成してくれます。詳細な指示を出さなければ内容は仮のものとなりますが、その下書きをひな型のように使って実際の内容を盛り込んでいけば、あっという間に文書を仕上げることができます。しかも、「○○のアイデアを提案して」のようにお願いすると、アイデア出しまでしてくれるのが頼りになるところ。「Copilot」は「副操縦士」という意味ですが、まさに“有能なアシスタント”として仕事を助けてくれます。
Wordの実務スキルも身に付けてこそ最強
もちろん、文書作成の作業をすべてCopilotにまかせることはできません。Copilotによる下書きを手直ししたり、イチから自分で文章を書いたりしなければならないケースも多々あります。そのためには、日本語入力のスキルやWordの効率的な使い方も身に付けておくことが不可欠です。文書を見栄え良く装飾したり、わかりやすい図解を添えたりする作業は、現状のCopilotには頼めません。自分でWordを使いこなして、スムーズに処理することが求められます。
そこで本書では、Copilotを使った文書作成の最新ノウハウとともに、Wordを効果的に活用するための実践テクニックを解説します。多くの人々に役立てていただけるよう、無料で使えるCopilotと通常のWordを使ってできることを中心に据えました。そのうえで、有料版のCopilotとMicrosoft365版Officeアプリの組み合わせで利用できる、より先進的な機能も紹介しています。
本書の内容が、皆さんの日々の業務効率化や時短につながれば幸いです。
日経PC21 編集長 田村 規雄
【目次】
